Das E-Mail-Problem von Schulen lösen – in 3 Schritten

Lehrpersonen erhalten an vielen Schulen in einem Ausmaß E-Mails, dass ihre Lektüre und Bearbeitung zu einer Belastung geworden ist. Drei Schritte können helfen, das Problem einzudämmen. (Ich habe vor sieben Jahren schon darüber geschrieben, viel hat sich nicht verändert.)

  1. Der Schulleitung-Newsletter
    Lehrpersonen wie auch die Schulleitung schreiben keine Mails ans ganze Kollegium mehr. Alle Informationen, welche die ganze Schule betreffen, werden gesammelt und einmal pro Woche über einen Newsletter verschickt.
    Wer sich nicht daran hält, wird ermahnt. Die Regel muss eingeführt, aber auch durchgesetzt werden.
  2. Vorgänge automatisieren
    Regelmäßige Abläufe wie Absenzenerfassung, Notenerhebung, Raumreservationen, Vertretungen etc. müssen in Tools automatisiert werden. Sie sollten nur in Ausnahmen zu Mails führen, sondern in der Regel zu sauber abgelegten Daten, die alle dann beziehen können, wenn sie für sie relevant sind.
    Kollaborative Dokumente sind ebenfalls gute Mittel, um Zusammenarbeit ohne E-Mails möglich zu machen. Auch Lernmanagementsysteme erlauben, Informationen so zu hinterlegen, dass sie abgerufen werden können, statt über eine Push-E-Mail mitgeteilt zu werden.
  3. Bessere E-Mails schreiben
    Gute E-Mails sind
    a) kurz (three.sentenc.es)
    b) nur an die Personen adressiert, die davon betroffen sind
    c) auch im CC, dort stehen nicht Menschen, die einfach zugucken sollen, sondern wirklich Betroffene
    d) hilfreich, d.h. alle Arbeit ist erledigt, die vor der Mail erledigt werden kann (perfid sind Mails, die geschrieben werden, um anderen Arbeit zu übergeben, die man selbst machen könnte)
    e) konkret, d.h. es ist denen, welche die Mails bekommen, klar, welche Art von Reaktion erwartet wird.
Illustration einer Person, die E-Mails schreibt

Bild: Dall-E 2, »an illustration of a person reading e-mail, digital art«

4 Kommentare

  1. Manuel sagt:

    Für die interne Ein-Weg-Kommunikation (zum Beispiel Informationen der Schulleitung) finde ich ein Intranet praktisch. Dieses lässt sich zum Beispiel mit SharePoint aufbauen, aber schon ein geschützter Bereich auf der Website würde reichen.

    Bei einem früheren Arbeitgeber gab es die Weisung, einmal pro Arbeitstag ins Intranet zu schauen. Das konnte man dann machen, wann es zeitlich passend war und man wurde nicht durch E-Mail-Benachrichtigungen in der Arbeit oder während der Freizeit unterbrochen.

  2. doebeli sagt:

    Für mich widerspricht sich Punkt 1 (Newsletter) und 3 (bessere Mails). Ich wünsche mir Mails mit jeweils einem einzigen Thema, so dass ich das Mail als Pendenz/ToDo behandeln kann: Also z.B. Ablegen, Erledigen, Weiterleiten. Ein Newsletter widerspricht diesem Workflow, weil in ihm alles mögliche gemischt wird und ich es dann für mich wieder aufdröseln müsste.
    Zudem erschwert ein Newsletter IMHO das Timing, weil gewisse Informationen dann verzögert verteilt werden, weil der nächste Newsletterversand erst in x Tagen/Wochen geplant ist.

    1. Fabian sagt:

      Zeilkonflikt: Monothematische Mails lassen sich sehr viel besser in den digitalisierten Zettelkasten in Form von E-Mail-Ordnern ablegen – multithematische Mails dämmen die schiere Mailflut ein. Beides ist doof, aber für sich genommen eine Konsequenz aus den innewohnenden Beschränkungen des Mediums, oder? Ich kann eine Mail eben nur ein einziges Mal irgendwo ablegen. Hierfür wünsche ich mir innständig eine Lösung. Wissensmanagement statt digitalisierte Zettel (was Mails i.d.R. sind) in digitalen „Schütten“ (E-Mail-Ordnern) ablegen, die ich selbst managen muss. Ohne eine funktionierende Alternative für die interne Kommunikation selbst erlebt zu haben/erlebt haben zu dürfen, vermute ich (!), dass eine konsequente interne Kommunikation in bspw. MS Teams und der komplette Verzicht auf E-Mail allein aufgrund der geringeren mediumsinhärenten Beschränkungen die bessere Variante darstellen kann.

      1. doebeli sagt:

        Lieber Fabian,
        absolut einverstanden: Wenn die Kommunikation bzw. das Wissensmanagement primär intern geschieht, gibt es heute oft bessere Alternativen als Mail. Als Mitarbeiter eine Pädagogischen Hochschule habe ich aber so oft mit Externen zu tun, dass E-Mail der kleinste gemeinsame Nenner von Kommunikationsprozessen ist. Ich vermute, dass das bei Lehrerinnen und Lehrern ähnlich sein dürfte.

        Zudem ist für mich die Reduktion der Mailflut durch Zusammenfassung mehrerer Themen in einem Newsletter eine Scheinlösung und keine wirkliche Reduktion der Arbeitsbelastung: Die Zahl der ungelesenen Mails in der Inbox ist zwar kleiner, mein Zeitbedarf um den Inhalt zu lesen, bleibt sich aber gleich.

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