Wegkommen von To-Do-Listen

Cal Newport hat in seinem Buch zu »Deep Work« die Frage diskutiert, wie Menschen ihre Arbeit so strukturieren können, dass sie sich über längere Zeit vertieft mit einer Aufgabe beschäftigen können. Das ist gerade in Zeiten von digitalen Feeds wichtig: Wir könnten den ganzen Tag lang Nachrichten beantworten und schreiben, uns also auf digitalen Plattformen verzetteln. Wie es gelingen kann, davon wegzukommen, habe ich hier schon einmal aufgeschrieben.

Aus Newports Plädoyer für vertiefte Arbeitsphasen resultiert das Rezept, mit scheduling zu arbeiten. Newport schlägt etwa vor, Internet-Phasen zu planen, um sich selber daran zu hindern, in »shallow work« abzutauchen.

Schedule in advance when you’ll use the Internet, and then avoid it altogether outside these times. I suggest that you keep a notepad near your computer at work. On this pad, record the next time you’re allowed to use the Internet. Until you arrive at that time, absolutely no network connectivity is allowed—no matter how tempting.

Diese Planung entwickelt Newport differenziert. Er kommt zum Schluss, der ganze Arbeitstag müsse in Blöcke eingeteilt werden. Diese müssen gegebenenfalls modifiziert werden, wenn eine Aufgabe mehr Zeit als geplant in Anspruch genommen hat oder eine neue dringende Aufgabe hinzugekommen ist.

Für mich bedeutet der Zugang von Newport Folgendes: Ich starte meinen Arbeitstag, indem ich Arbeitsphasen definiere. Ich bereite eine Stunde vor, schreibe dann einen Blogpost, gehe einkaufen, beantworte eine halbe Stunde E-Mails, schaue die Folien für die nächste Präsentation durch und korrigiere eine Stunde.

Das mache ich am folgenden Tag auch. Aber ich arbeite nicht mit To-Do-Listen, auf denen ich ständig überfordert werde von all den anstehenden Aufgaben. To-Do-Listen führen zum Gefühl, noch nicht viel erreicht zu haben. Eine Planung zeigt: Das habe ich heute alles erreicht.

Newport erwähnt auch immer wieder, dass diese Arbeitsform zu kreativen Einfällen führe:

I would go so far as to argue that someone following this combination of comprehensive scheduling and a willingness to adapt or modify the plan as needed will likely experience more creative insights than someone who adopts a more traditionally “spontaneous” approach where the day is left open and unstructured. Without structure, it’s easy to allow your time to devolve into the shallow—e-mail, social media, Web surfing. This type of shallow behavior, though satisfying in the moment, is not conducive to creativity. With structure, on the other hand, you can ensure that you regularly schedule blocks to grapple with a new idea, or work deeply on something challenging, or brainstorm for a fixed period—the type of commitment more likely to instigate innovation.

Auch wenn bei Newport immer wieder eine kulturpessimistische Haltung in Bezug auf Netzkommunikation durchschimmert: Wegkommen von To-Do-Listen scheint mir ein hilfreicher Vorschlag zu sein. Arbeiten wird nur so lange, wie wir an einem Tag Zeit haben… (Das ist leider überhaupt nicht Newports Zugang: Er berichtet immer wieder von Menschen, die neben 100%-Arbeitspensum noch eine Dissertation geschrieben haben, weil sie immer um halb fünf aufstehen etc. Solche Extremleistungen sind keine hilfreiche Orientierung. Besser wäre aus meiner Sicht, sich an Menschen zu orientieren, die an Arbeitstagen 5 Stunden intensiv arbeiten und am Wochenende nicht…)