Effizient Arbeiten im Zeitalter digitaler Kommunikation

Jack Cookson, Society6
Jack Cookson, Society6

Ich werde ab und zu darauf angesprochen, dass ich recht produktiv sei. Deshalb hier einige Maximen, die mir effizientes Arbeiten mit digitalen Hilfsmitteln erleichtern:

  1. Nicht fernsehen, keine Zeitschriften oder Zeitungen lesen.
    Ich gestalte meine eigenen Filter und konsumiere so Texte und Videos ganz gezielt. Vorgegebene Zusammenstellungen verführen zum Browsen und zum Verweilen bei Texten oder Sendungen, die man sich gar nicht ansehen will.
  2. Texte nicht ganz lesen.
    Für gewisse Texte nehme ich mir nur wenig Zeit. Gemessen habe ich das nicht, ich schätze aber, es handelt sich um 90 Sekunden. In diesen 90 Sekunden weiß ich, was ich mit dem Text machen will – z.B. speichern, verschicken, ignorieren. Das tue ich dann.
  3. Dinge sofort oder so spät wie möglich erledigen.
    Wir erhalten immer wieder Aufforderungen, etwas zu tun. Beispielsweise zahle ich meine Handyrechnung online. Das tue ich entweder gleich beim Rechnungseingang oder bei der letzten Mahnung. Dasselbe gilt für das Schreiben von Texten, das Erledigen von Pendenzen etc.: Sofort erledigen oder liegen lassen. Meistens erhält man Reminder, dass etwas zu tun ist.
  4. Suchen statt archivieren.
    Man kann viel Zeit damit verbringen, Medien kompliziert zu archivieren. Mit einem sinnvollen Betriebssystem mit Suchfunktion und Google ist das eigentlich sinnlos: Ich speichere nur sehr grob und suche grundsätzlich nach allen Dokumenten, statt sie aus einem Archiv zu fischen.
  5. Wissensmanagement.
    Wissen wird gefunden, bearbeitet und weitergegeben. Diese Schritte befolge ich konsequent. Fast alles, was mir wichtig ist, halte ich irgendwo fest. So speichere ich es länger und finde es schneller weider.
  6. Zeiträume freihalten.
    Ich verplane meine Arbeitszeit kaum. Sobald ich arbeite, erledige eine Pendenz nach der anderen; aber ich habe immer freie Zeiträume, in denen ich spontan etwas erledigen kann. Das hilft mir dabei, gewisse Aufgaben sofort erledigen zu können.
  7. Wiederverwerten.
    So lange man nicht vorgibt, alles neu erfunden zu haben, kann man viele Texte, Dokumente und Verweise mehrfach verwenden. Davor sollte man nicht zurückschrecken.
  8. Von der Arbeit anderer profitieren.
    Das klingt perfider, als es ist. Social Media erlaubt uns, die Inhalte vieler anderer Menschen nutzen zu können. Warum sollten wir das nicht tun (wenn wir dabei transparent sind)?  Das kann auch bedeuten, Feedback einzuholen oder andere um gute Ideen zu bitten.
  9. Gewohnheiten und Routinen entwickeln.
    Das kann man theoretisch so beschreiben, ist aber sehr abstrakt. Letztlich hilft es, immer wieder ähnliche Arbeitsschritte durchzuführen, die man dann wie Bausteine verwenden kann. Blogposts schreibe ich oft nach demselben Muster: Ich halte Ideen als Notizen fest, schreibe den Text dann in einem Durchlauf und überarbeite ihn nach der Publikation (oft auch mehrmals). Diese Routine hilft mir dabei, das sehr schnell erledigen zu können.
  10. Mobil arbeiten.
    Wir verbringen viel Zeit mit Warten und Reisen. Diese Zeit kann auch Arbeitszeit sein. Ich arbeite auf dem Arbeitsweg und genieße die Freizeit zuhause.
  11. Keine Zeit mit Technik verlieren. 
    Wer immer wieder neue Programme installiert, neue Geräte aufsetzt etc. verliert enorm viel Arbeit. Ich nutze Technik langfristig: Gleiche Betriebssysteme, gleiche Geräte. Alles muss funktionieren – sobald sich Abstürze häufen oder etwas nicht so reagiert, wie ich es erwarte, behebe ich das Problem. Sonst nutze ich immer dieselben Werkzeuge.
  12. Infotention.
    Howard Rheingold nenn die Fähigkeit, Informationen das richtige Maß an Aufmerksamkeit zukommen zu lassen, Infotention. Diese Kompetenz ist entscheidend und muss immer wieder trainiert werden. Am einfachsten geht das mit der Frage: »Warum lese/schaue/höre ich, was ich gerade lese/schaue/höre? Hat das mit meinem direkten Arbeitsziel zu tun?«
  13. Perfektionismus vermeiden.
    Es ist eine Binsenwahrheit: Die letzten 5 oder 2 Prozent einer Arbeit brauchen gleich viel Zeit wie die ersten 95 oder 98. Also einfach 95% anstreben und die restlichen 5% abschenken. Das gilt nicht für alle Arbeiten, aber bei vielen hilft es nicht, das Layout zu optimieren, jedes stilistische Problem zu beheben oder den letzten Tippfehler zu suchen.

Nun freue ich mich über weitere Tipps in den Kommentaren.