Teams als einheitliches internes Kommunikationsmittel

Seit etwas mehr als drei Wochen arbeite ich an einer Schule, bei der die interne Kommunikation komplett über Teams läuft. Schulleitung, Lehrpersonen, Schüler*innen, Sekretariat, Technik, Hausdienst – alle benutzen für schriftliche Anliegen, Dokumentation und Zusammenarbeit Teams.

Da dies etwas ist, was ich an meiner letzten Schule (vergebens) gefordert habe, möchte ich kurz reflektieren, wie sich das anfühlt – und auch dokumentieren, welche Voraussetzungen Schulen erfüllen müssen.

Grosse Transparenz und Filtersouveränität

Teams macht sichtbar, was an einer Schule läuft. Formell und informell. Alle haben Einblick und können sich bei Bedarf informieren. Alte Diskussionen sind archiviert und verfügbar.

Wer Teams nutzt, muss und darf selber filtern. Das erfordert einen Lernprozess (was ist für mich wichtig und was nicht), ist aber auch eine große Freiheit, weil niemand vorschreibt, was ich sehen darf und was nicht.

Threads & Suche > Ordner-Denken

Teams funktioniert für Menschen, die Informationen in Threads und über die Suche wahrnehmen können. Wer ein Ordner-System erwartet, in dem alles immer am richtigen Ort abgelegt ist, wird damit nicht warm werden. Nur: Auf Ordner verzichten ist eine große Befreiung. Ordner sind ein Relikt aus einer Offline-Bürokratie, auf Teams braucht es sie nicht (oder nur selten). [Habe schon vor einer Weile darüber geschrieben.]

Das Ende von CC-/Reply-(All)-Mails

Formuliert jemand über Mail ein Anliegen, dann gibt es meist Empfänger*innen, die das direkt betrifft, solche, die es indirekt betrifft (also nur, wenn bestimmte Reaktionen erfolgen) – und solche, die es gar nicht betrifft. Diese Komplexität wiederholt sich bei allen Antworten.

Das führt dazu, dass wir Mails erhalten, bei denen wir entweder auf weitere Reaktionen warten müssen oder die uns gar nicht betreffen. Dieses Problem löst Teams elegant. Bin ich direkt betroffen, werde ich erwähnt oder direkt angeschrieben, betrifft mich etwas nur indirekt oder gar nicht, kann ich entsprechende Posts ignorieren.

Teams ist genauer, effizienter als Mails. Das zeigt sich auch in der Kultur, Interesse oder Teilnahme per Like abzuhaken: Missverständnisse sind ausgeschlossen, Reaktionen erfordern minimalen Aufwand.

Aktives Zuhören

Gerade in Teams-Chats ist es sehr einfach, Gesprächspartner*innen zu signalisieren, das wir mitbekommen, was läuft. Aktives Zuhören ist viel leichter als bei anderen Formen schriftlicher Kommunikation, weil mit dem Reaktions-Feature niederschwellige Aktionen verfügbar sind.

Auch als Nicht-Beteiligter kann ich mir ein gutes Bild machen, wer etwas mitbekommen hat. Anders als eine Mail an 50 Personen wird bei einer Teams-Nachricht deutlich, wie viele sie gelesen und verstanden haben.

Reaktions- und Arbeitszeiten

An meiner neuen Schule arbeiten viele Lehrpersonen sehr viel. Das wird auf Teams sichtbar, wo teilweise auch spätabends und am Wochenende kurze Reaktionszeiten vorhanden sind. Teams läuft bei mir auch auf dem Handy, die Arbeit ist immer nah. Einerseits ist es angenehm, sehr schnell Rückmeldungen zu erhalten – andererseits besteht die Gefahr, sich schlecht von der Arbeit abgrenzen zu können.

Voraussetzungen

Aus meiner Sicht braucht es folgende Bedingungen, damit sich der konsequente Einsatz von Teams für interne Kommunikation lohnt:

1. Commitment der Schulleitung
   Die Schulleitung nutzt Teams nicht nur konsequent, sondern auch elegant und schnell. Dadurch zeigt sich eine klare Erwartung an alle Beteiligten, das auch zu machen.
2. Flache Hierarchie, Offenheit, Zusammenarbeit
   Nur wenn es keine Geheimnisse gibt und Zusammenarbeit unkompliziert gesucht wird, lohnt sich Teams. Ansonsten suchen Menschen nach Tricks, um das auszuhebeln, was Teams lohnenswert macht.
3. Vertrautheit mit einer Kultur der Digitalität
   Das junge Team an meiner neuen Schule kann gut chatten und kennt die Normen und Verhaltensweisen, die digitale Zusammenarbeit effizient machen.
4. Keine »Reply-Guys«
   Reply-Guys auf Twitter sind Konten, die Posts so kommentieren müssen, dass deutlich wird, dass sie nichts Gehaltvolles zu sagen haben, aber dennoch andere korrigieren möchten. Dieses Verhalten würde Teams zu einem problematischen Kommunikationskanal machen.
5. Digitale Infrastruktur und Support
   Wer Teams nutzt, braucht stabiles WLAN und genügend Geräte. Es darf kein Hindernis darstellen, auf die Plattform zu kommen. Bei technischen Problemen müssen Angestellte und Schüler*innen unkompliziert Hilfe holen können.
6. Externe Links
   Für Teams gibt es schlechte Backup-Möglichkeiten für einzelne User. Deshalb lege ich alles in Craft ab und verlinke es in Teams.