In vielen Meetings ist es üblich, Protokolle zu verfassen. Meist muss eine der anwesenden Personen, teilweise mit Leitungsfunktion oder mit Verantwortung für administrative Prozesse, beim Meeting mitschreiben und das Protokoll dann in der gewünschten Form den Anwesenden vorlegen, die dann wiederum Korrekturen vornehmen können und schliesslich eine bereinigte Form archivieren. So kann später nachgelesen werden, was am Meeting besprochen und beschlossen wurde.
Dieses Setting eignet sich sehr gut für KI-Anwendungen. Im Folgenden zeige ich kurz, wie sie funktionieren (könnten) – und diskutiere, wo ich bei der Anwendung Grenzen sehe.
Funktionsweise
Kürzlich habe ich nach einer Besprechung folgende E-Mail bekommen. Offenbar hatten ein Hosts einer Besprechung geplant gehabt, das Meeting mit Otter.ai aufzunehmen und es dann transkribieren zu lassen.
Otter ist eine der Anwendungen, welche automatisierte Protokolle generieren kann. Auf der Website wird das Tools als «Meeting Agent» beschrieben.
Grundsätzlich kann man bei einer optimalen Funktionsweise vier Ebenen unterscheiden: Eine Audioaufnahme des Meetings, die dann bereinigt und transkribiert wird, so dass man die Aussagen aller Beteiligten ohne Versprecher und Pausen nachlesen kann. Dieses Wort-Protokoll kann dann zu einem Beschluss-Protokoll verdichtet werden, in dem nur die wesentlichen Vereinbarungen stehen. In einem Überarbeitungsprozess kann daraus – ebenfalls mit KI-Support – ein öffentliches Protokoll generiert werden, in das auch nicht Beteiligte Einblick erhalten.
Ohne KI-Einbezug fehlen heute einige dieser Möglichkeiten. Grundsätzlich erlaubt die Technologie ein Zoom-Feature: Wer etwas genauer wissen möchte, kann von den Beschlüssen quasi nahtlos zu den Audio-Aufnahmen gelangen und den Ausschnitt nachhören, der für eine spätere Diskussion relevant sein könnte. Diese Genauigkeit können herkömmliche Protokolle nicht anbieten, was zu Missverständnissen und Konflikten führen kann.
Grenzen der Nutzung
Unternehmen und Institutionen sind vergesslich. Was vor zwei Jahren diskutiert und beschlossen wurde, ist heute oft kaum noch relevant, weil neue Menschen Sachverhalten unter neuen Umständen diskutieren. Protokolle sind schwache Abgrenzungen gegen das institutionalisierte Vergessen – sie dienen der Legitimation von Treffen, nicht unbedingt ihrer Dokumentation. Oft wird am Wortlaut von Protokollen gefeilt, heikle Aussagen werden beschönigt oder aus dem Protokoll gelöscht.
Das Führen des Protokolls ist eine Möglichkeit, jemandem Verantwortung zu übergeben und eine vertrauensbildende Massnahme: Wer so Protokolle führt, dass die Leitung von Meetings damit einverstanden ist, gewinnt an Ansehen in einem Unternehmen oder einer Institution.
Würden nun transparente Protokolle per Knopfdruck angefertigt, würden diese beiden machtbezogenen oder sozialen Funktionen von Protokollen entfallen. Grundsätzlich wäre es ja schon länger möglich, Meetings einfach aufzuzeichnen und diese Audio-Aufnahmen statt verschriftlichten Aussagen zu archivieren. Das geschieht aber auch deshalb nicht, weil es gar nicht unbedingt erwünscht ist, das Gesagte präzise rekonstruieren zu können. Verhandlungen und Kompromisse sind oft auch deshalb möglich, weil man vergessen kann, was jemand genau gesagt hat (oder vorgeben kann, es vergessen zu haben).
KI-Protokoll-Tools sind ein schönes Beispiel dafür, dass Technologie Beziehungsstrukturen und Handlungen verändert. Meetings, die mit einer KI aufgezeichnet und verarbeitet werden, laufen anders als solche, bei der eine ausgewählte Person Protokoll führt. Weder ein blinder Techno-Optimismus noch eine grundsätzliche Skepsis neuen Möglichkeiten gegenüber können genau erfassen, weshalb Unschärfe bei Protokollen gewollt ist. Und weshalb diese Unschärfe nicht nur toll ist, sondern auch ein zuweilen problematisches Machmittel darstellt.
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